6 CONSEJOS PARA UN PROCESO DE COMPRAS EFICIENTE

Eres emprendedor o ¿Trabajas en el área de compras? ¿quieres conocer algunos consejos para mejorar este proceso?

En ERP ContaNet, Sabemos cuán importante es para ti mantener bajo control los movimientos de compra y aprovechar al máximo el presupuesto de tu empresa, es por eso que recopilamos, para ti, una serie de recomendaciones que podrán ayudarte a optimizar tu proceso y tener un 2021 super eficiente.

1. Definir los procesos que conforman tu ciclo de compras. Es indispensable que el departamento de compras cuente con una visión total de los procesos que conforman el ciclo de compras, las áreas de oportunidades y los indicadores clave para tomar decisiones más acertadas. Procesos como: los requerimientos, la rotación de stock, las solicitudes y evaluación de cotizaciones – proveedores, la gestión de las ordenes de compra y la recepción de mercadería.

2. Comunicación con el equipo de compras. Es necesario recordar que mantener la comunicación en todos los niveles organizativos es indispensable para mejorar todos los procesos, incluyendo las compras. Si tus colaboradores participan activamente en la toma de decisiones y tienen acceso a los documentos escritos que explican exactamente cómo funcionan los procesos dentro de la organización, las posibilidades de confusión y pérdida de tiempo se disminuyen al mínimo.

3. Revisa las especificaciones del producto.

Para lograr suministrar de forma eficiente tu empresa, es importante realizar una lista que reúna todas las especificaciones con las que cuenta el producto que vas a adquirir. Al hacer esto, estarás garantizando que te llegue exactamente el producto que necesitas y no uno equivocado. Esto puede parecer muy fácil, pero si dejas pasar los detalles, puedes perder dinero.

4. Asegúrate de que todo quede por escrito.

Pide por escrito todas las condiciones acordadas (productos, características, precios, forma y plazo de pago, tiempo de entrega, datos del vendedor, fecha y observaciones de ser necesario), de esta forma estarás protegiendo a tu empresa en caso de que haya algún problema al momento de recibir tu pedido. Algo muy útil aquí es que presentes una orden de compra con todos los detalles y que esta sea validada por tu proveedor. Un contrato es una buena opción también, pero es menos usado

5. Diversifica, registra y evalúa a todos tus proveedores. Si concentras todas tus compras en un solo proveedor, te encontrarás en una posición desfavorable a la hora de negociar. Amplia la cantidad de proveedores a un mínimo de 3 por cada producto o servicio, recuerda comparar las cotizaciones y por cada proveedor guarda datos básicos como: historial de compras, precios, formas de pago, nombre de la empresa, teléfonos, correo electrónico, etc. Ve un paso más allá y establece alianzas con los proveedores que se convierten en claves para tu negocio, esto te permitirá tener un flujo continuo de abastecimiento y poder negociar de forma más eficiente, recuerda que los negocios se basan en relaciones

6. Toma en cuenta la tecnología. Actualmente es casi indispensable contar con un Software que te permita automatizar todo este proceso. Implementar un Sistema ERP o algún Programa Administrativo te ayudará de forma notable en tres aspectos clave:

• Elaborar presupuestos con información actualizada y con la facilidad de visualizar tus datos a través de indicadores configurables.

• Registrar la información de cada uno de tus proveedores y determinar con facilidad quién es tu mejor opción en el momento de planificar los pedidos. Por medio de un historial de compras ordenado por fechas, precios o cualquier otra categoría

• Determinar el momento exacto para realizar tu próximo pedido, incluso un Sistema de Gestión ERP es capaz de realizar pedidos en automático gracias al control y gestión de inventarios.

Además, con nuestro sistema ERP ContaNet, podrás realizar otras funciones importantes como la elaboración de órdenes de compra, facturación de cuentas por pagar, notas de crédito, etc.

Con un solo clic podrás encontrar toda la información que necesitas sin tener que perder el tiempo.

Espero que esto te haya sido de utilidad, no olvides compartirlo con tu equipo y si necesitas más información visita: www.contaperuglobal.com

Fuente: Contaperu Global